Lors du départ d’un collaborateur ou d’une longue absence due à une maladie, un accident, nous avons en tant qu’employeur, souvent un souci d’accès à la boîte mail dudit collaborateur ou à ces documents de travail qui seraient sauvegardés sur son disque personnel de stockage.
Il ressort que légalement nous ne pouvons pas accéder à la boîte mail d’un collaborateur ou à son espace disque personnel qui sont protégés par la loi sur la protection des données et la sphère privée. Il est toutefois possible d’y accéder avec le consentement écrit du collaborateur en question.
C’est dans ce cadre-là et dans un souci de transparence et de prévisibilité, qu’il est fortement recommandé de réglementer l'utilisation des outils informatiques et de préciser les droits et devoirs des 2 parties. Cette démarche proactive permet de prévenir les conflits et peut même se révéler essentielle en cas de résiliation des rapports de travail et/ou d'absence prolongée du collaborateur pour cause de maladie ou d'accident.
Ci-dessous un lien très intéressant sur le portail de la Confédération Suisse et l'espace dédié au Préposé Fédéral à la protection des données et à la transparence traitant justement de ce sujet :
https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home/protection-des-donnees/arbeitsbereich/zugriff-auf-e-mail.html
